EN
Vanaf mei 2018 gelden strengere eisen voor organisaties die gegevens verwerken die te herleiden zijn naar een persoon. Dan vervangt de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de huidige Wet bescherming persoonsgegevens. Met de nieuwe wet wordt de privacy nog beter beschermd. Ook die van uw werknemers.
Wij gingen uiteraard al netjes om met de privacy van uw werknemers. De nieuwe wet legt nieuwe accenten, waar we rekening mee moeten houden. Zo mogen pensioenfondsen alleen die persoonsgegevens vragen die nodig zijn om de pensioenregeling uit te kunnen voeren. Wij zijn al langere tijd bezig met de AVG en zijn op 25 mei ‘AVG-proof’.
Wat betekent dit voor de pensioenadministratie?
Organisaties vragen vaak om allerlei gegevens van hun klanten. Dat is niet altijd nodig en mag ook niet altijd. De AVG bevat scherpere regels voor het opslaan, gebruiken en verwerken van persoonsgegevens. Het gaat om alle gegevens waarmee personen zijn te identificeren of gegevens die te herleiden zijn tot personen. Bijvoorbeeld de naam, het adres en het Burgerservicenummer.
Pensioenfondsen mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken die zij nodig hebben om de pensioenregeling uit te voeren en te administreren. Het gaat bijvoorbeeld om iemands geboortedatum, maar ook om het geslacht. Mede aan de hand van deze gegevens berekent een pensioenfonds de hoogte van de uit te keren pensioenen. Ons fonds controleert daarom alle gegevens en processen en past deze waar nodig aan. Zo zorgt ons fonds voor een goede verwerking van alle persoonsgegevens en zijn we ‘AVG-proof’.
Wat betekent dit voor u als werkgever?
Als het gaat om pensioen veranderen de meeste zaken voor u als werkgever niet. Bijvoorbeeld de aanlevering van werknemersinformatie voor onze administratie. Deze informatie is nodig voor de uitvoering van de pensioenregeling. Ook de wijze van aanlevering blijft hetzelfde. Want dit gebeurt al via beveiligde verbindingen.
Verwerkersovereenkomst
Als persoonsgegevens worden verstuurd van de ene organisatie naar de andere is in sommige gevallen een verwerkersovereenkomst nodig. In de relatie tussen u als werkgever en Bpf Foodservice hoeft dit niet. Als werkgever verstrekt u ons fonds de nodige persoonsgegevens op grond van het uitvoeringsreglement. Ons fonds heeft met onze pensioenuitvoeringsorganisatie (AZL) wel een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Let op als een administratiekantoor voor u de pensioenadministratie verzorgt. Dan moet u waarschijnlijk met het administratiekantoor wél een verwerkersovereenkomst afsluiten.
Informeer nieuwe werknemers
Als een werknemer in dienst treedt, dan is de werknemer nog niet bekend bij ons fonds. De informatieplicht vraagt erom werknemers zo vroeg mogelijk te informeren over de verwerking van de persoonsgegevens. Om u hierbij te helpen adviseren wij u om onderstaande tekst (in het kader) te overhandigen aan een nieuwe werknemer. Bijvoorbeeld in het arbeidsvoorwaardengesprek.
|
De verwerking van uw persoonsgegevens U gaat nu pensioen opbouwen bij Bpf Foodservice. Zodra wij (de werkgever) u hebben aangemeld, gaat het pensioenfonds en zijn administrateur (AZL) persoonlijke gegevens van u verzamelen en verwerken. Dat gebeurt om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Zij verzamelen alleen persoonsgegevens die zij daarvoor nodig hebben. Wilt u meer informatie hierover en over uw rechten als het gaat om de verwerking van uw gegevens? Lees dan de privacyverklaring op de website van het fonds, www.bpffoodservice.nl. |
Ons fonds hanteert ook een vergelijkbare tekst met uitleg over de verwerking van persoonsgegevens in de communicatie uitingen waarvoor dat verplicht is. Om te beginnen in de startinformatie die de nieuwe deelnemer van ons fonds ontvangt. Maar bijvoorbeeld ook in het Uniform Pensioenoverzicht.
Meer informatie vindt u in de privacyverklaring.